Bertrand Soulier

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Gérer le trop plein d'e-mails avec la méthode Yesterbox

Yesterbox

Si vous avez du mal à gérer votre boite mail et les tâches qui en découlent, la méthode Yesterbox pourrait vous intéresser. Elle a été imaginée et adoptée par Tony Hsieh, fondateur de Zappos, pour reprendre contrôle de sa boite e-mail et arriver à un objetif Inbox Zero dont nous sommes beaucoup à rêver.

Yesterbox est la contraction de Yesterday et Inbox. L’idée de départ de Tony Hsieh est simple, chaque jour vous ne traitez que vos mails de la veille. Ainsi votre To-Do list du jour est votre boite de réception de la veille. Voici les grandes idées :

  1. Chaque jour vous savez à combien de mails vous devez répondre car vous les avez déjà reçu la veille. Vous voyez facilement vos progrès car vos mails de la veille disparaissent petit à petit de votre boite de réception jusqu’à ce que qu’il n’en reste plus aucun. Si le délai de réponse vous inquiète, Tony Hsieh explique que si les gens ont maintenant une réponse seulement le lendemain, ils ont maintenant plus de chance d’avoir une réponse de sa part dès le lendemain (et non plusieurs jours, semaines ou mois après).
  2. Il faut résister à la tentation de répondre aux mails du jour. Si le traitement d’un mail peut attendre 48h sans que cela ne cause de problème, vous ne devez pas y répondre le jour même.
  3. Lors du traitement de votre boite de réception, vous devez lire au minimum 10 mails avant de regarder ceux qui sont arrivés aujourd’hui. Il recommande même de masquer les e-mails du jour pour éviter la tentation.
  4. Si un mail de la veille nécessite plus de 10 minutes pour répondre (recherches supplémentaires, un peu de réflexion,…), planifiez-vous un rendez-vous d’une heure dans votre agenda pour prendre le temps d’y répondre.
  5. Planifiez chaque jour un rendez-vous avec vos e-mails pour répondre. Si vous avez besoin de trois heures pour répondre, réservez trois heures dans votre agenda.
  6. Quand vous traitez vos derniers mails de la veille, vous êtes autorisé à regarder les mails du jour mais seulement pour deux actions : les supprimer et les faire suivre. Seule exception, si le mail du jour est la suite d’une conversation des mails de la veille, vous pouvez les traiter immédiatement et ainsi avancer dans votre travail.
  7. Si vous devez garder un mail pour plus tard (assurer le suivi, voir si une chose a été faite…) planifier un rendez-vous sur votre agenda pour le traiter à la bonne date.
  8. Si vous découvrez un mail plus ancien qu’une journée planifiez le traitement pour plus tard. Mais chaque jour vous devez commencer par les mails de la veille. Les mails plus anciens viendront ensuite.
  9. Pour les e-mails qui peuvent attendre (lien vers une vidéo, article, lecture non urgente…) transmettez-les sur une adresse personnelle ou sur un service comme Pocket ou Instapaper pour les lire plus tard quand vous avez un moment creux. Tony Hsieh explique qu’il envoie aussi un Thanks à ceux qui lui envoie ces liens.
  10. Envoyer les e-mails qui sont des notes à Evernote pour les stocker et les supprimer de sa boite.

Comme toutes les méthodes de productivité, notamment GTD, Yesterbox](http://yesterbox.com) demande une certaine discipline et organisation pour suivre ces règles. Tony Hsieh indique qui lui a fallu une semaine pour se mettre dans la dynamique mais qu’il est depuis beaucoup moins stressé par ses e-mails.

Une méthode qui semble un peu opposée au principe du mail mais a tester.